Evenement organiseren? Check het weerbericht!

Het lijkt er (eindelijk!) op dat de lente zijn intrede heeft gedaan. Dat betekent echter niet dat het de komende maanden elke dag stralend weer zal zijn. Bent u van plan een buitenevenement te organiseren? Check dan altijd van tevoren het weerbericht. Dat deed de bestuurder in een zaak die werd behandeld door de Rechtbank Oost-Brabant niet en dat had nare gevolgen voor hem.

Wat gebeurde er precies? Stichting A had als doel het organiseren van een driedaags festival in de zomer van 2019 ter viering van het 200-jarig bestaan van een gemeente. Het festival zou plaatsvinden van vrijdag 16 augustus tot en met zondag 18 augustus. Er werd een beveiligingsbedrijf ingeschakeld om ervoor te zorgen dat het event ordelijk zou verlopen. Uit de pas kort voor de start van het festival door de gemeente verleende vergunning volgde voor Stichting A extra beveiligingseisen. Om hieraan te kunnen voldoen, gaf Stichting A op 15 augustus, zodoende slechts een dag voor de start van het festival, een aanvullende opdracht aan het beveiligingsbedrijf. Over het moment van ondertekenen van de opdrachtbevestiging verklaart de bestuurder die tekent ter zitting dat ‘de pot toen meer dan leeg was’.

Helaas verloopt het weekend van het festival regenachtig. Daardoor blijft het bezoekersaantal ver achter bij de prognoses. Gevolg daarvan was dat de muntenverkoop eveneens erg tegenviel. De daadwerkelijke opbrengst bedroeg nog niet de helft van de begrote omzet. Daardoor bleek het festival uiteindelijk verliesgevend. De opbrengst uit muntenverkoop was immers de grootste inkomstenbron. Dit had als gevolg dat Stichting A niet in staat was al haar schuldeisers te betalen. Zo bleven onder andere de facturen van het beveiligingsbedrijf onbetaald. Dat bedrijf nam daarmee geen genoegen. Zij stelde zich op het standpunt dat de bestuurder van Stichting A onrechtmatig tegenover haar had gehandeld. Daartoe voerde zij aan dat de bestuurder op het moment van het ondertekenen van de opdrachtbevestiging – slechts een dag voor het festival – had moeten weten dat het festival verliesgevend zou zijn, vanwege de slechte weersvoorspellingen. Het tegenvallende bezoekersaantal en daarmee opbrengst van de muntverkoop waren daar een voorzienbaar gevolg van, aldus het beveiligingsbedrijf.

De Rechtbank volgde het betoog van het beveiligingsbedrijf. Op donderdag 15 augustus was bekend dat de weersvoorspellingen voor het festivalweekend slecht waren. De bestuurder van de stichting die tekende had toen moeten beseffen dat de inkomsten door de lagere opkomst tegen zouden vallen, terwijl de begrote inkomsten nodig waren om aan de

verplichtingen te kunnen voldoen. Van belang daarbij was dat het om een eenmalig evenement ging en de stichting slechts ten behoeve van dit evenement was opgericht. Ten tijde van het ondertekenen van de offerte had de bestuurder redelijkerwijs moeten begrijpen dat Stichting A niet aan haar verplichtingen richting het beveiligingsbedrijf zou kunnen voldoen. Daarom had geen opdracht aan het beveiligingsbedrijf gegeven moeten worden. Door dit toch te doen is de bestuurder aansprakelijk voor de schade die het beveiligingsbedrijf als gevolg hiervan heeft geleden, aldus de rechtbank. Daarmee wordt een uitzondering gemaakt op het uitgangspunt dat slechts de contractspartij – Stichting A – aansprakelijk is voor diens verplichtingen.

Het ondertekenen van de offerte heeft dus vervelende gevolgen voor de bestuurder, maar is de rechtbank hier niet erg streng? De uitspraak bevat helaas onvoldoende details om dit te kunnen beoordelen. Hoe slecht waren de weersvoorspellingen eigenlijk? Zou het heel het weekend pijpenstelen regelen, of waren slechts buien voorspeld? Werd de lage opkomst wel (hoofdzakelijk) veroorzaakt door het slechte weer? Daarvoor zijn immers vele andere oorzaken te bedenken. Het zou kunnen dat de prognoses van het bestuur van de stichting ook los van de weersomstandigheden te rooskleurig waren. Misschien sprak de programmering niet aan, vonden potentiële bezoekers de toegangsprijs te hoog of was er concurrentie van andere evenementen waarmee het bestuur onvoldoende had rekening te houden. Zou het dan eerlijk zijn om de bestuurder persoonlijk aansprakelijk te houden?

Hoe dan ook: deze uitspraak laat zien dat een bestuurder van een rechtspersoon op zijn hoede moet zijn om kort voor de start van een evenement nog verplichtingen aan te gaan, als hij weet of zou moeten weten dat die niet kunnen worden nagekomen door de rechtspersoon.